Zurzeit erreichen uns eine Reihe von Nachfragen zu den Informationen, die Bietern aufgrund der Vorgaben des § 11 Abs. 3 VgV (entsprechend § 11 Abs. 3 SektVO, § 9 Abs. 3 KonzVgV und § 11a EU Abs. 3 VOB/A) mitzuteilen sind.
Hiernach müssen öffentliche Auftraggeber Unternehmen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen über
1. die in einem Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel,
2. die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und
3. verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren.
Aus der Vorgabe ergibt sich zum einen die Frage, welche Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen, zum anderen aber auch, wie die Zurverfügungstellung zu erfolgen hat.
Welche Informationen müssen zur Verfügung gestellt werden?
Während die verwendeten elektronischen Mittel recht einfach bestimmbar sind (z.B. webbasierte, d.h. über einen Internetbrowser bedienbare E-Vergabeplattform, ggf. mit URL/Adresse der Plattform und weiteren Angaben) wird es bei den Angaben zu „technischen Parametern“ selbst für uns als Lösungsanbieter schon recht unbestimmt. Für Vergabestellen u.U. schwer darstellbar sind dann auch die Angaben zu den verwendeten Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren.
Ein Blick in die korrespondierende Vorgabe der Richtlinie hilft jedenfalls beim Verständnis des Begriffs der „Zeiterfassungsverfahren“. In diesen wird von „Zeitstempelung“, also elektronischen Zeitstempeln gesprochen. So lautet der Richtlinientext in der deutschen Fassung (Art. 22 Abs. 6 UAbs. 1 lit. a der Richtlinie 2014/24/EU):
Die Informationen über die Spezifikationen für die elektronische Einreichung der Angebote und Teilnahmeanträge, einschließlich Verschlüsselung und Zeitstempelung, müssen den Interessenten zugänglich sein.
Geht es also tatsächlich darum, den Bietern (ggf. auch technische) Informationen zu den eingesetzten Verschlüsselungsverfahren zu übermitteln und den Einsatz von Zeitstempeldiensten weiter zu erläutern? Wohl ja. Offen bleibt, welcher Nutzen sich für Vergabestellen und/oder Interessenten aus solchen (insb. technischen) Informationen ergibt.
Wie müssen diese Informationen zur Verfügung gestellt werden?
Laut Begründung des BMWi zu § 11 Abs. 3 VgV geht es um die Umsetzung des oben dargestellten Art. 22 Abs. 6 UAbs. 1 lit. a der Richtlinie, wonach die öffentlichen Auftraggeber den Unternehmen alle notwendigen Daten über die verwendeten elektronischen Mittel, für die Einreichung von Angeboten, Teilnahmeanträgen, Interessensbekundungen sowie Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel, einschließlich Verschlüsselung und Zeitstempelung, zugänglich machen müssen.
Dabei weicht die deutsche Umsetzung – zumindest sprachlich – vom Richtlinientext ab und geht z.T. darüber hinaus. Nach den Vorgaben der Richtlinie (s.o.) muss den Interessenten die Informationen über die Spezifikation für die elektronische Einreichung der Angebote und Teilnahmeanträge, einschließlich Verschlüsselung und Zeitstempelung, zugänglich sein, während in der korrespondierenden Vorgabe der VgV eine Zurverfügungstellung vorgegeben wird.
Genügt nun ein Download an zentraler Stelle auf der Homepage der Vergabestelle oder auf der eingesetzten Vergabeplattform (etwa im Rahmen der jeweiligen Nutzungsbedingungen) oder muss die Information als weitere Information den jeweiligen Vergabeunterlagen beigefügt werden?
Basisinformationen je Vergabeplattform
Gerade die Nutzungsbedingungen der jeweiligen E-Vergabeplattformen eignen sich, um die Basisinformationen rund um die verwendeten „elektronischen Mittel“, technischen Parameter sowie verwendete Verschlüsselungsverfahren und elektronischen Zeitstempel bereitzustellen. Mit Blick auf die Vorgabe der Richtlinie sind sie damit jedenfalls für die „Interessenten zugänglich“. Ergänzend kann dann von der Vergabestelle in der konkreten Ausschreibung auf diese hingewiesen werden.
Hinweise für Vergabestellen und „Beipackzettel“
Da die für elektronische Angebote zugelassenen Signaturniveaus je Ausschreibung voneinander abweichen können, kann es ergänzend und im Einzelfall sinnvoll sein, im Rahmen eines konkreten Verfahrens den Vergabeunterlagen (vorsorglich) entsprechende Informationen beizufügen. Dies empfiehlt sich beispielsweise, wenn von den allgemeinen Angaben in den AGB bzw. Nutzungsbedingungen der Vergabeplattform abgewichen werden soll oder diese (noch) keine entsprechenden Informationen enthält. In den meisten E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex-Technologie sind bereits eine Reihe der erforderlichen Angaben enthalten, die meisten Betreiber prüfen zur Zeit eine entsprechende Ergänzung oder haben diese schon umgesetzt.
Für alle Nutzer von cosinex-Lösungen haben wir zudem eine Vorlage mit einigen Textbausteinen als möglichen „Beipackzettel“ vorbereitet, der an die Anforderungen der Vergabestelle oder der konkreten Ausschreibung angepasst werden kann. Die Vorlage steht als Handreichung zur neuen Vorgabe – wie gewohnt – in unserem Service & Support-Center (dort im Bereich Vergabestellen) zur Verfügung.
