Mit der Version 10.2 unserer Lösung Vergabemanagementsystem (VMS) werden auch umfangreiche Erweiterungen im Modul Vertragsmanagement bereitgestellt. Diese betreffen die Dokumentation zur Überwachung von Abrufen aus Rahmenverträgen sowie die Möglichkeiten zur Übernahme weiterer Daten aus der Vergabe- in eine Vertragsakte.
Unseren Beitrag über die Änderungen der Version 10.2 des VMS im Hinblick auf Vergabeakten und insbesondere zur Ergänzung weiterer (Angebots-)Nachträge finden Sie hier.
Übernahme von Vertragsbedingungen in die Vertragsakte
Beim Anlegen einer neuen Vertragsakte aus einer Vergabeakte heraus konnte bislang bereits festgelegt werden, welche Daten aus der Vergabeakte übernommen werden sollen, etwa die der Bieter bzw. des Vertragspartners.
Mit dem VMS 10.2 können nun auch bestimmte Dokumente automatisch in die Vertragsakte übernommen werden, wenn eine entsprechende Option im Dialog zum Anlegen der Vertragsakte ausgewählt wurde. Dies betrifft die Vergabeunterlagen in den Bereichen Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen.
In der Vertragsakte werden danach alle Dateien der zuvor ausgewählten Vergabeunterlagen-Kategorien abgelegt. Diese können selbstverständlich durch weitere Dokumente ergänzt oder bei Bedarf gelöscht werden, ohne dass dies Einfluss auf die Vergabeunterlagen der ursprünglichen Vergabeakte hat.
Rahmenverträge – Dokumentation und Überwachung von Abrufen
Nicht selten werden Rahmenverträge geschlossen, deren Abrufe auch aus vergaberechtlichen Gründen überwacht werden sollen. Solche Rahmenverträge umfassen häufig ein bestimmtes Kontingent, aus dem dann über einen längeren Zeitraum Abrufe erfolgen, bis das Kontingent (im besten Fall am Ende der Vertragslaufzeit) verbraucht ist. Dies erfordert eine kontinuierliche Dokumentation, die jetzt innerhalb der Vertragsakte erfolgen kann.
Bei Bedarf können automatische Erinnerungs-E-Mails an bestimmte Teammitglieder veranlasst werden, um bei Erreichen bestimmter Abrufkontingente zum Beispiel auf die Notwendigkeit einer Neuvergabe aufmerksam zu machen.
Angabe des Kontingents in den Vertragsdetails
Im Bereich „Vertragsinhalt“ wird eingestellt, ob es sich um einen Rahmen- oder Abrufvertrag handelt. Wird dieses Feld mit „Ja“ beantwortet, können konkrete Angaben zum Kontingent getätigt werden. Die Angabe der Menge und der Mengeneinheit ist pflichtig. Die Mengeneinheit des Kontingents ist vorbelegt auf „EUR“, kann bei Bedarf aber auch zu einer im System hinterlegten Größeneinheit geändert werden.
Nach Speichern der Seite „Vertragsdaten“ mit einem dort erfassten Kontingent erscheint der Menüpunkt „Abrufe“, unter dem Nutzer die Menge ihres Abrufs erfassen und das Rest-Budget einsehen können.
Die folgenden Felder werden schreibgeschützt, sobald ein erster Abruf unter dem Menüpunkt „Abrufe“ dokumentiert wurde:
- Rahmenvertrag oder Vertrag mit abrufbarem Kontingent (Ja/Nein)
- Kontingent (Ja/Nein)
- Einheit
Benachrichtigung bei (bald) verbrauchtem Kontingent
Das VMS wacht über den allmählichen Verbrauch des Kontingents und versendet bei Bedarf Benachrichtigungen an ausgewählte Teammitglieder. Es kann festgelegt werden, eine solche Nachricht erst bei vollem Verbrauch des Kontingents (= 100 %) versenden zu lassen oder bereits zuvor (z. B. bei 75 % des Verbrauchs).
Für den Empfang dieser automatischen Nachrichten ist mindestens ein Teammitglied der Vertragsakte auszuwählen. Die Nachricht wird vom Modul Vertragsmanagement automatisch generiert und versendet, sobald ein Abruf dokumentiert wird, durch den der eingestellte Verbrauch des Kontingents überschritten wird.
Erfassung der Abrufe
Unter dem Menüpunkt „Abrufe“ sind sämtliche erfassten Abrufe in einer Tabelle einsehbar. Wie üblich können über die „Bearbeiten“-Aktion in der Aktionsspalte die Details eines jeden Abrufs eingesehen und bei Bedarf verändert werden. Unterhalb der Tabelle befindet sich eine Zusammenfassung des Gesamtkontingents, der Summe aller bisherigen Abrufe und des daraus verbleibenden (Rest-)Kontingents.
Zum Erfassen eines weiteren Abrufs kann über den Link „Neuen Abruf hinzufügen“ am unteren Tabellenende die Detailseite für den neuen Abruf geöffnet werden. Darin sind Datum, Menge und weitere Angaben einzutragen. Die Mengeneinheit entspricht der oben beschriebenen Vorgabe in den Vertragsdetails.
Nachlässe und Aufschläge
In Rahmenverträgen werden häufig (Mengen-)Rabatte beziehungsweise Nachlässe oder Mindermengenzuschläge vereinbart. Beide Vereinbarungen können in der Vertragsakte unterhalb des festgelegten Kontingents im Bereich „Mengennachlass“ erfasst werden.
Je Eintrag müssen die Grenzen der Abrufmenge festgelegt werden: Liegt später der Wert eines Abrufes innerhalb dieser Grenzen, so gilt der erfasste Nachlass beziehungsweise Aufschlag. Die Mengen werden immer in der Einheit erfasst, die zuvor im Kontingent festgelegt wurde.
Der Nachlass wird in Prozent eingetragen. Aufschläge können als „negative Nachlässe“ berücksichtigt werden.
