Die e-Vergabe stellt besondere Anforderungen an die Ausstattung der Arbeitsplätze. Wir zeigen, worauf zu achten ist.
Entscheidend für den Erfolg eines E-Vergabe-Projektes ist die Akzeptanz der Kolleginnen und Kollegen, die künftig das Vergabeverfahren elektronisch unterstützt durchführen sollen. Bei unseren Lösungen legen wir daher größten Wert auf überdurchschnittliche Benutzerfreundlichkeit. Entscheidend für Motivation und Effizienz ist aber auch ein moderner, den Herausforderungen angepasster E-Vergabe-Arbeitsplatz.
Grundsätzliches zu dessen Ausstattung regelt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), die seit 2016 auch die die bis dahin bestehende Bildschirmarbeitsverordnung umfasst. Sie berücksichtigt Aspekte wie die Beleuchtung oder die Blendwirkung am Arbeitsplatz. So weit, so gut, doch die E-Vergabe bringt besondere Herausforderungen mit sich.
Anzahl der Monitore
Ein wesentlicher Aspekt für ein effizientes Arbeiten im Rahmen der E-Vergabe ist die Anzahl der Monitore am Arbeitsplatz. Dabei spielt es keine Rolle, ob in den Projekträumen im Vergabemarktplatz oder der E-Vergabeakte im Vergabemanagementsystem gearbeitet wird: Fast immer gibt es verfahrensrelevante Daten oder Dateianhänge, die in anderen Programmen geöffnet werden müssen.
Nach unseren Erfahrungen empfiehlt es sich daher, bei umfassendem Einsatz der E-Vergabe, insbesondere in zentralen Vergabestellen, einen zweiten Monitor zur Verfügung zu stellen, auf dem neben der jeweiligen E-Vergabelösung weitere Anwendungen und Dateien angezeigt werden können.
Besondere Anforderungen an den Arbeitsplatzrechner
Ob besondere Anforderungen an den Arbeitsplatzrechner selbst gestellt werden, hängt von der eingesetzten Software ab.
Lösungen auf Basis der cosinex Technologie arbeiten auf Seiten der Vergabestellen webbasiert – auch, was die Entgegennahme und Entschlüsselung elektronischer Angebote betrifft. Das heißt, dass auf dem Rechner lediglich ein aktueller Internet-Browser benötigt wird und keine gesonderte Software installiert werden muss. Dies gilt auch, wenn ein Vergabemanagementsystem ausschließlich im eigenen, gesondert geschützten Intranet betrieben wird.
Elektronische Signatur im Einsatz bei Vergabestellen?
Eine häufig gestellte Frage betrifft die Notwendigkeit einer Signatur seitens der Vergabestelle im Rahmen der E-Vergabe. Einen Überblick über elektronische Signaturen bei Vergabeverfahren erhalten Sie hier.
Die kurze Antwort auf diese Frage lautet: Nein. Für die Entgegennahme auch elektronisch qualifiziert signierter Angebote war jedenfalls auf den E-Vergabeplattformen der cosinex schon in der Vergangenheit nie eine elektronische Signatur auf Seiten der Vergabestellen (technisch oder rechtlich) erforderlich.
Vereinzelt wird diskutiert, ob für ein Zuschlagsschreiben oder das Führen und Abzeichnen einer elektronisch geführten Vergabeakte (etwa im Vergabemanagementsystem) eine qualifizierte elektronische oder fortgeschrittene Signatur auf Seiten der Vergabestelle erforderlich ist.
Nach überwiegender Auffassung war dies bereits nach alter Rechtslage nicht der Fall. Klarstellend regeln die Neufassungen in § 8 VgV und § 20 EU VOB/A nun, dass für den Vergabevermerk und die Vergabeakte ebenfalls die (elektronische) Textform genügt.
Damit fehlt für den Zuschlag und das Zuschlagsschreiben zwar noch eine klarstellende Regelung in den Vorgaben, allerdings können an das Zuschlagsschreiben kaum höhere Formanforderungen gestellt werden als an das Angebot, auf welches der Zuschlag erteilt werden soll.
Investition in die Motivation der Mitarbeiter
Die Kosten für die empfohlenen Maßnahmen belaufen sich auf weniger als 500 € pro Mitarbeiter. Es handelt sich also um eine vorausschauende Investition, die zusammen mit einer guten Softwarelösung die erfolgreiche Einführung der E-Vergabe unterstützen kann.
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Bildquelle: sjharmon – IStockphoto.com