Die Version 10.3 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) umfasst Neuerungen im Modul Kriterienkatalog, bei den elektronischen Vergabeverfahren mit Verhandlungsrunden im Bereich „Sonstige“ sowie für unsere Nutzer in Nordrhein-Westfalen und Bayern.

Neue Kriterienausprägung „Mit individueller Skala“

Seit der VMS-Version 10 sind die Möglichkeiten der Zusammenstellung von Zuschlagskriterien deutlich erweitert worden, wodurch Kriterienbäume noch flexibler angelegt und verwaltet sowie Angebote, aber auch die Eignung entsprechend bewertet werden können.

Die Eingabemöglichkeit während der Angebotswertung erfolgt dabei je nach festgelegter Ausprägung des Einzelkriteriums unterschiedlich: Mal ist je betrachtetem Angebot einer der Zielerfüllungsgrade auszuwählen, mal ist ein vom Bieter angegebener Messwert zu erfassen. In allen Fällen rechnet das VMS die Eingaben automatisch in die normierte Skala von 0 (schlechtester Wert) bis 10 (bester Wert) Bewertungspunkten um und folgt damit dem empfohlenen Standard der UfAB. In der „Standard“-Ausprägung eines Einzelkriteriums sind diese Bewertungspunkte direkt während der Wertung eines Angebotes einzugeben.

Die direkte Eingabe von Bewertungspunkten (10 – 0) im Fall der Ausprägung „Standard“ während der Angebotswertung

Nicht alle Vergabestellen greifen bei der Bewertung jedoch auf die Skala von 0 bis 10 Bewertungspunkten zurück. Davon abweichende Skalen, zum Beispiel 5 bis 1, 10 bis -10 oder 1 bis 6 (Schulnoten), sind möglich, selbst unterschiedliche Skalen je Kriterium innerhalb eines Kriterienbaums werden nun unterstützt. Die Kriterienausprägung „Mit individueller Skala“ erlaubt die Festlegung je Einzelkriterium zwischen dem besten und dem schlechtesten Wert. Eingegeben werden können ganze sowie nicht ganze Zahlen mit bis zu zwei Nachkommastellen.

Einstellung der Ausprägung „Mit individueller Skala“ zwischen 10 (bester Wert) und -10 (schlechtester Wert) in den Details eines Einzelkriteriums
Einstellung der Ausprägung „Mit individueller Skala“ für Schulnoten (1 bis 6) im Modul „Kriterienkataloge“
Bewertung von Angeboten in der Vergleichswertung nach individueller Skala, hier in Form von Schulnoten, mit automatischer Anzeige der normierten Bewertungspunktzahl

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Normierung individueller Skalen (keine versteckte Gewichtung durch unterschiedliche Bewertungsskalen)

Die Leistungspunkte ergeben sich aus dem Produkt von Bewertungspunkten (a) und der Gewichtung des Einzelkriteriums (b) (Leistungspunkte = a mal b). In den Fällen, in denen innerhalb eines Kriterienkatalogs abweichende individuelle Skalen verwendet würden, würde durch die unterschiedliche Schwankungsbreite Einfluss auf die Gewichtung genommen, ohne dass dies transparent wird. Beispiel:

  • Kriterium A soll laut Auswahl mit 50 % in die Bewertung einfließen, als Bewertungsskala wird 0 (schlechtester Wert) bis 10 (bester Wert) ausgewählt.
  • Kriterium B soll ebenfalls mit 50 % gewichtet werden, als Bewertungsskala wird jedoch 0 bis 100 ausgewählt.

Im Ergebnis gewichtet in diesem Beispiel Kriterium B faktisch zehnmal so hoch, wie Kriterium A, obwohl beide Kriterien im Verhältnis 50 zu 50 gewichten sollen. Gerade bei komplexen Kriterienbäumen werden die so entstehenden versteckten Gewichtungen durch die Auswahl der Skalen und ihre Auswirkungen für den Nutzer kaum nachvollziehbar. Die Folge wäre eine Intransparenz über die gewünschte Gewichtung.

Daher werden bei Auswahl individueller Skalen diese im Hintergrund technisch auf die Bewertung von 0 bis 10 normiert, um die unterschiedlichen Skalen untereinander mit der tatsächlich ausgewählten Gewichtung vergleichbar zu halten. Die Ergebnisse der Normierung werden neben den ausgewählten Werten nachrichtlich angezeigt.

So entspricht bei einer Schulnotenskala (1-6) eine vergebene Note 1 entsprechend 10 Bewertungspunkten. Dies gilt für die neue Ausprägung „Mit individueller Skala“ ebenso wie für die Ausprägung „Mit linearer Interpolation im Schwankungsbereich des Bestwertes“.

Die Darstellung von Werteingaben, ihren entsprechenden Bewertungspunktzahlen und die Berechnung der Leistungspunktzahl je Angebot und Kriterium in der Wertungsmatrix

Einheitliche individuelle Skala

Manche Vergabestellen verwenden für alle Wertungskriterien die gleiche individuelle Skala. Ist dies in allen Vergabeverfahren einheitlich der Fall, besteht die Möglichkeit, diese mithilfe einer mandantenspezifischen Konfiguration als Standard zu hinterlegen. So wird die Ausprägung eines Wertungskriteriums bereits initial auf „Mit individueller Skala“ sowie den hinterlegten besten und schlechtesten Werten vorbelegt.

Neue elektronische Vergabeverfahren mit Verhandlungsrunden im Bereich „Sonstige“

Für die Durchführung eines Vergabeverfahrens außerhalb der einschlägigen Vergabeordnung bietet das VMS Verfahrenstypen Sonstige als „Vergabeordnung“ an. Diese sind meist eng angelehnt an bekannte Abläufe der Verfahren nach Vergabeordnungen, enthalten aber unter anderem keine Gesetzesbezüge.

Im Bereich „Sonstige“ stehen auch zwei neue Verfahrensarten zur Verfügung, die hier bisher noch nicht angeboten wurden. Es handelt sich um nicht öffentliche Verfahren mit optionaler Durchführung von Verhandlungsrunden und elektronischer Angebotsaufforderung über den angeschlossenen Vergabemarktplatz.

Die wesentlichen Eigenschaften beider Verfahrensarten sind:

  • Es handelt sich um ein Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb.
  • Das Verfahren wird nicht für alle Unternehmen veröffentlicht.
  • Die Angebotsaufforderung erfolgt über den angeschlossenen Vergabemarktplatz.
  • Es können von aufgeforderten („eingeladenen“) Unternehmen elektronische Angebote über den Vergabemarktplatz eingereicht werden.
  • Es besteht die Möglichkeit zur Durchführung von Verhandlungsrunden.
Auswahl der Verfahrensart im Bereich „Sonstige“

Neues Vergabeverfahren: Sonstige Verhandlungsvergabe (formal)

Die Sonstige Verhandlungsvergabe (formal) kann als Ausschreibung wahlweise von Dienstleistungen, Lieferleistungen oder freiberuflichen Leistungen durchgeführt werden. Die Unterschiede liegen im Wesentlichen in leicht abweichenden Eingabeoberflächen in den Verfahrensangaben. Ihre Bezeichnung wurde angelehnt an die ähnliche, gleichnamige Verfahrensart aus der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).

(Initiale) Angebotsöffnung mit elektronischen Angeboten in der Verhandlungsvergabe (formal)

Neues Vergabeverfahren: Sonstige Freihändige Vergabe (formal)

Die Sonstige Freihändige Vergabe (formal) kann als Ausschreibung für Bauleistungen durchgeführt werden. Ihre Bezeichnung wurde angelehnt an die ähnliche, gleichnamige Verfahrensart aus der VOB/A.

Angebotsöffnung in der ersten Verhandlungsrunde mit elektronischen Angeboten in der Freihändigen Vergabe (formal)

Umbenennung bestehender Vergabeverfahren im Bereich Sonstige

Analog zu den neu eingeführten Vergabeverfahren im Bereich Sonstige Verfahren sind die bereits vorhandenen Vergabeverfahren dieses Bereichs ebenfalls an den Wortlaut der einschlägigen Vergabeordnungen angepasst worden. Hieraus ergeben sich nun zusammen mit den neuen Verfahrensarten die folgenden Verfahrensarten mit optionalen Verhandlungsrunden im Bereich „Sonstige“:

Art des AuftragsVerfahrensartenArt der Angebotsabgabe
Dienstleistung, Lieferleistung, Freiberufliche LeistungSonstige Verhandlungsvergabe (formal)elektronisch über VMP
Sonstige Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb elektronisch über VMP
Sonstige Verhandlungsvergabe (verkürzt) per E-Mail
BauleistungSonstige Freihändige Vergabe (formal)elektronisch über VMP
Sonstige Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb elektronisch über VMP
Sonstige Freihändige Vergabe (verkürzt) per E-Mail

Neues Formblatt 521 (Vergabehandbuch NRW)

Das VMS bietet verschiedene, zum Teil individuelle Formblätter bzw. Vergabehandbücher an. Soweit für Ihre Lösung das Vergabehandbuch des Landes Nordrhein-Westfalen (VHB NRW) konfiguriert wurde, ergibt sich eine Änderung.

Neues Formblatt 521: Eigenerklärung Ausschlussgründe 01/2023

Das Ministerium der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen hat zu Beginn des Jahres 2023 den Inhalt des Formblatts 521 (Eigenerklärung Ausschlussgründe) sowie 521 EU jeweils um die Aufnahme der Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ergänzt. Die Vergabeunterlage steht im VMS ab sofort in allen Vergabeakten mit dem Formularsatz „Vergabehandbuch NRW“ zur Verfügung, in denen die Vergabeunterlagen im Bereich „Verfahrensangaben“ bearbeitet werden können. Im Assistenten zur Auswahl der Vergabeunterlagen kann die Neufassung nun ausgewählt werden.

Entfall des Formblatts 522: Eigenerklärung Mindestlohngesetz

Mit der Einführung der Neufassungen der Vordrucke 521 und 521 EU entfällt der Vordruck 522 (Eigenerklärung Mindestlohngesetz). Der Assistent zur Auswahl der Vergabeunterlagen stellt ab sofort diese Vergabeunterlage nicht mehr bereit. In Vergabeakten, in denen diese Vergabeunterlage jedoch noch in einer der letzten VMS-Versionen ausgewählt wurde, bleibt diese selbstverständlich erhalten.

Unterstützung nationaler Bekanntmachungen im Freistaat Bayern

Für unsere bayrischen Nutzer besteht ab sofort die Möglichkeit, nationale öffentliche Vergabeverfahren auf der „BayVeBe – Auftragsvergabe aus Bayern“ bekanntzumachen. Hierzu wurden unsere Lösungen an die elektronische Schnittstelle zu diesem Weiterleitungsorgan angebunden. Das Weiterleitungsorgan muss in der angebundenen Vergabeplattform auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz aktiviert werden, damit es im VMS im Bereich „Veröffentlichung“ als Weiterleitungsmöglichkeit auswählbar ist. Dies gilt für die Ex-ante Bekanntmachung, die Bekanntmachung der Öffentlichen Ausschreibung sowie für die Ex-post Bekanntmachung.

Planen einer Weiterleitung an BayVeBe während der Vorbereitung einer öffentlichen Ausschreibung