Um die Nutzung der E-Rechnung durch die Behörden in Nordrhein-Westfalen zu fördern, wurde ein Digitalisierungsprojekt zur medienbruchfreien E-Rechnungsverarbeitung gestartet. Dabei spielt das Portal vergabe.NRW eine entscheidende Rolle. Wir sprachen mit Dr. Walter von Hülsen, Projektleiter bei der cosinex, über Erfolge, Besonderheiten und weitere Pläne.
cosinex Blog: Inzwischen werden pro Monat mehr als 10.000 Rechnungen über vergabe.NRW verarbeitet. Lässt sich diese Zahl genauer aufschlüsseln?
Walter von Hülsen: Wir sehen, dass immer mehr große Rechnungssteller auf die Fakturierung mittels E-Rechnung umstellen. Erkennbar ist das vor allem an der wachsenden Zahl an Rechnungen, die über das PEPPOL Netzwerk zugesendet werden.
Bei den Rechnungsempfängern fällt zudem eine Häufung der E-Rechnungen auf einige wenige Organisationen auf: Die Spitzenreiter – zwei Universitäten – vereinen mehr als 25 % aller Rechnungen auf sich. Das scheint in der aktiven Ansprache der Rechnungssteller durch diese Universitäten begründet zu sein.
Ist direkte Ansprache wichtig, um Rechnungssteller zur Nutzung der E-Rechnung zu motivieren?
Es ist ganz sicher ein wesentlicher Baustein. Wichtig ist aus meiner Sicht, immer wieder auf die erheblichen Effizienzgewinne hinzuweisen, die durch die Nutzung der E-Rechnung entstehen.
Dabei geht es nicht lediglich um Einsparungen von Druck- und Portokosten, sondern um eine umfassende digitale Rendite, die durch den medienbruchfreien Rechnungsworkflow erreicht werden kann.
Diesem Aspekt widmet sich derzeit das Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen mit einem Pilotprojekt.
Worum geht es dabei genau?
Dabei wird direkt aus dem Vergabekatalog des Landes ein medienbruchfreier Prozess der Rechnungsstellung angestoßen. Nach einer Bestellung im Katalog wird sowohl ein Auftrag im OpenTrans-Format als auch eine E-Rechnungsvorlage mit den rechnungsrelevanten Daten des Auftrags generiert und an den Lieferanten geschickt.
Der kann die Rechnungsvorlage dann in dem Web-Erfassungsmodul von vergabe.NRW hochladen, in wenigen Sekunden zu einer E-Rechnung im Standard XRechnung umwandeln und versenden.
Wie lässt sich das noch weiterentwickeln?
Das passiert schon: In einer Ausbaustufe werden Rechnungsvorlagen auch aus dem Vergabe- und dem Vertrags-Managementsystem des Landes generiert und den Auftragnehmern bereitgestellt. So können dann prüfungsrelevante Informationen aus dem Vergabemanagementsystem übertragen werden, entweder in Form eines Dokuments wie dem Vertrag oder als Link auf die prüfungsrelevanten Informationen im Vergabemanagementsystem.
Kommen wir nochmal zu der Frage zurück, wie weitere Rechnungssteller von E-Rechnungen überzeugt werden können. Wo sehen Sie weitere Ansatzpunkte?
Wichtig ist auch, der Sorge zu begegnen, Behörden könnten Lieferanten verlieren, wenn sie auf die Zustellung von E-Rechnungen bestehen. Die ist vollkommen unbegründet.
Wichtig ist auch, der Sorge zu begegnen, Behörden könnten Lieferanten verlieren, wenn sie auf die Zustellung von E-Rechnungen bestehen. Die ist vollkommen unbegründet: Das E-Rechnungsportal in Nordrhein-Westfalen erlaubt es Rechnungsstellern, die ihre Stammdaten der Rechnungsstellung einmalig hinterlegt haben, aus einer Rechnung im PDF-Format mit wenigen Eingaben eine E-Rechnung im Standard XRechnung zu erstellen und zu versenden. Zeitlicher Aufwand: unter zwei Minuten.
Auch darüber wird das Ministerium Rechnungssteller im Rahmen einer dezidierten Informationskampagne informieren und so für die Nutzung der E-Rechnung werben.
Stichwort PDF-Format: Was ist mit den Nutzern, die an der klassischen Papier- oder eben PDF-Rechnung hängen, die man wie gewohnt abspeichern und ausdrucken kann?
Dabei geht es ja um die Visualisierung von Rechnungsinhalten – auch das eine Besonderheit des E-Rechnungsportals von Nordrhein-Westfalen: Da die Originalrechnung für Menschen nicht lesbar ist, musste eine Möglichkeit gefunden werden, die Rechnungsinhalte zu visualisieren.
Daher hat die Koordinierungsstelle für Standards in der IT (KoSIT) eine HTML-basierte Lösung entwickelt, die von allen Marktteilnehmern kostenfrei verwendet werden kann. In Nordrhein-Westfalen hat man sich für eine Visualisierung im PDF-Format entschieden, das vor allem im Hinblick auf die revisionssichere Archivierung erhebliche Vorteile bietet.
